公司档案管理制度

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公司档案管理制度

一、总则1.为了***档案管理特制定本制度.2.本制度适***及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归行政人事处，行政人事处负责本制度的修订完善。

二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1.档案是***过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成***有保持价值的各种文字、图表、户像等历史记录.2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理负岗位职责,档案管理员必须严格履行职责.3、公司档案根据其重要性和保密程度***级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目示。(二)?各部门资料管理1.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员。制定明确的资料管理员岗位职责.规范部门档案管理。实行部门档***档案归档管理.2、各部门根据部门资料性质***级档案管理办法。实行统一的标准分类管理

档案的借阅和移交、销毁，必须***管理规定执行。

三、档案分类

(一)档案质量

1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笼书写。字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容.2.档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》.档案盒内文件没有提名的。由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人、审核人、立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后。正件在前。附件在后，印件在前。定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷。无批复的放在诸示年立卷:跨年度会议文件放在会议开幕年立卷:跨年度的规划放在第-年立卷:跨年度总结放在最后一年立卷。3.档案文件资料按时间顺序排列。收交时公文处理用纸在前，收文在后:内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿.(三)分类1.档案各级分类应赋于统一名称。其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则。并要一定范畴，不能笼统含糊。(如:证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)

2、公司档案大致分为以下几类:(1)证照类:营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;

(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;(3)制度类:管理制度汇编;(4)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类:分年度计划及总结等;(6)会议纪要类:办公例会纪要等(五)档案编号

1.档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》。将所有分类各级名称及其代表数字编号。用一定顺序依次排列。以便查阅。2.档案分类各级名称及其代表数字一经确定。不宜任意修改。如确有修改必要.应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表。以免混淆。3、公司档案员负贵对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”。各部门要积极***档案管理工作。

四、归档及保存年限

(一)归档的文件资料。应按自然形成。保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。在一个卷内要按问题或者文件形成的时间。系统的排列并填写《卷内目录》。(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订。保存期限分为定期和永久。定期校文件材料的保持价值分为内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明:移交档案目示、公司负责人意见、移交方某某、监交人签章、接收方某某、愁交时间、移交原因。

2、移交前。按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密1、档案室的任务是集中统一***已形成的全部文件资料档案。维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守。遵守纪律，保守秘密，树立全心全***各项工作服务的思想，主动，准确。迅这地为利用者提供档案资料。3.爱护档案室的一切设施设备。任何人未经许可不得使用及随意翻动。

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