地铁工程档案管理细则修编
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地铁工程档案管理细则
本细则的地铁工程档案是指记载与地铁工程建设有关的重要活动、工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，需在集团 公司相关部门及市档案部门归档备案的工程档案。各种载体的文件包括纸制材料、照片、底片、录像及电子文件。
工程档案需在***总师室、地铁运***、市档案部门归档保管，工程档案在移交给各单***部门的验收合格。
第一章 工程档案的收集、整理归档
工程档案收集整理职责
1、工程技术部负责牵头协调各类档案收集,并向***总师室及运***移交勘察设计文件及施工图的收集和整理归档；。
2、现场部门负责施工、、监理（B 类）单位的工程档案资料的收集、及整理及归档归档；：
土建施工单位
档案资料的收集、整理及归档为C类、F类；
机电施工单位档案资料的收集和整理及归档为D类、H类；
监理单位档案资料的收集、整理及归档为B 类；
机电各相关现场项目部负责A 6 设备采购文件的收集、整理及归档；
具体文件归档内容详见附录6。
3、 3、机电中心各相关现场项目部负责A 6 设备采购类文件的收集和、整理及归档；
4、合约部配合***合约部对负责工程结算书（I7）、工程决算文件（I8）的决算等文件的收集和整理归档；
5、质安部负责A5建设项目开工审批文件中第6项建设工程施工许可证（A5中6项）、工程质量、第7项安全监督手续等文件的收集和整理归档。;配合集团质安部完成I（1）竣工工程竣工验收备案资料、I（2）建设工程项目验收文件的收集和整理归档，负责I(4)中质量安全监督专项验收文件的收集、整理和归档。
6、 负责消防、环保、人防、卫生防疫、劳动安全等专项验收的现场各项目部负责I(4)中相关专项验收文件的收集整理和归档。
7、 各现场项目部负责A8建设施工监理单位机构及负责人、 I（3）交付使用固定资产清单的收集、整理和归档收集整理和归档。
以上 具体文件归档内容及责任部门详见（附件六五）。
8、各现场项目部负责城市轨道交通工程声像资料归档内容(附件六)中
相关条目的收集、整理和归档。
二、工程档案的整理归档要求
1、各部门的档案资料收集应及时、完整、系统和真实，能反映工程建设活动的全过程。归档的文件应为原件。复印件代替原件归档时，复印件的内容和规格应与原件保持一致，并由责任单位（或负责人）盖章，同时还应在卷内备考表中注明原件的存放位置；
2、各部门应要求相关参建单位项目技术负责人对项目归档文件的内容、质量负责，监理单位总监对监理范围内的归档文件应履行审核职责，签字手续；
3、纸制档案的归档套数应不少于三套，分别由市档案馆、***总师室和地铁***保管，其中至少有两套为原件，确因故只有一套原件的，原件由***总师室保管；照片档案归档套数不少于两套，分别由市档案馆、集团总师室保管；
4、工程档案划分类及编号应按《XX轨道交通工程档案分类及档案号编制规定》；
5、工程档案的文件的归档内容应满足***下发的《城市轨道交通工程文件归档内容》及的《城市轨道交通工程声像资料归档内容》要求；
6、工程档案的整理，应符合《XX轨道交通工程档案整理及移交实施细则》中的整理要求。
第二章 工程档案的验收
建设工程在阶段性竣工时，由合同段参建单位向***工程技术部提交档案验收申请报告，工程技术部提请市档案部门组织档案验收。
档案验收由工程技术部牵头，负责制定档案验收计划，负责督促指导各现场部门开展档案验收工作，负责协调组织相关部门进行档案验收，及时掌握档案验收进度，并负责与市档案部门、***总师室和地铁运***的协调。
各现场部门负责管理合同段内的档案验收工作。
工程档案验收分为预验收和正式验收两个阶段。
一、预验收
1、建设工程在阶段性竣工时，参建单位（按合同段）在档案预验收前，应对归档的工程档案进行自查，档案须按《XX轨道交通工程档案整理及移交实施细则》的要求整理，装盒组卷，案卷封面、卷内目录、备考表及案卷目录需齐全，电子文件、声像资料应与纸质文件同步归档。监理单位的工程档案预验收工作和施工单位同步进行。
参建单位自查后形成自评报告并填写工程档案预验收申请表（附件一）。
2、施工单位自评后需提交监理进行审查，监理审查后，形成监理审查报告，审查合格后在预验收申请表签署审查意见；监理单位自评后，提交给现场业主部门审查；
3、现场业主管理部门对施工、监理单位进行复验或审查，，在预验收申请表签署是否同意预验收意见。
4、现场业主部门同意进行档案预验收后，施工单位将自评报告（2份）、监理审查报告（2份）及预验收申请（2份）提交工程技术部，工程技术部将组织包括市档案部门在内的档案验收小组到现场对工程档案进行预验收，提出整改意见。
二、正式验收
1、施工、监理单位将预验收会上提出的问题进行整改，填写档案预验收问题整改情况汇总表（附件三）及档案正式验收申请（附件二），形成正式验收自评报告；监理单位的工程档案正式验收工作和其管辖的最晚施工单位同时进行正式验收；
2、 施工单位正式验收档案及整改情况需经总监复查，复查后，形成监理档案复查报告。
3、 整改情况汇总表（3份）经现场项目经理签字确认后与正式验收自评报告（4份）、监理档案复查报告（4份）、正式验收申请（3份）一并提***工程技术部，申请工程档案正式验收；
4、工程技术部收到正式验收申请后，将组织包括市档案部门、集团总师室、***在内的档案验收小组对工程档案进行正式验收。
第三章 档案移交
工程档案验收合格后，6个月内，需向市档案馆、集团总师室、***报送，办理移交手续。
在试运营评审前，现场各部门应组织相关施工、设备采购单位向***提前移交影响运营维护所需档案资料。
工程档案移交以合同段为单位，移交的档案应符合市档案部门及集团下发的《城市轨道交通工程文件归档内容》的要求，应包括移交清单、综合文件、施工技术文件、竣工图、工程照片、电子文件等。
1、施工、监理单位档案在移交前，需自检、并经监理单位、现场业主部门审查合格后，向*_**、***总师室和地铁运***工程技术部提交竣工档案移交档案申请表（附件四，2份）；
2、技术工程部接到申请表后，提请市档案部门并组织相关部门对移交的资料进行核查；
3、核查合格后，施工或监理单位在1周内完成档案的移交工作；
24、移交完成后，需把纸制档案移交与接收清单、电子档案移交与接收登记表（扫描文件）及电子档案移交与接收登记表（照片、录像）（附件五四，1份）和案卷目录（1份）交工程技术部备案。
本规范由XX轨道交通集团项目管***工程技术部负责解释。
附件一 档案预验收申请
XX轨道交通 号线 期工程
档案预验收申请表（监理）
编号：
合同段
项目地点
申请单位
联系人
联系电话
开工日期
竣工日期
预验收时间
监理单位 自查意见
监理项目部（章）：
总监理工程师：
日 期： 年 月 日
建设单位 意见
（业主代表签字）：
日 期： 年 月 日
注：1、预验收前，由监理单位填报，建设单位审批。
2、本表一式3份，建设单位存2份、监理单位存1份。
XX轨道交通 号线 期工程
档案预验收申请表（施工）
编号：
合同段
项目地点
申请单位
联系人
联系电话
开工日期
竣工日期
预验收时间
施工单位自查意见
（项目经理签字盖章）：
日 期： 年 月 日
监理单位自检意见：
（监理工程师签字盖章）：
日 期： 年 月 日
建设单位意见：
（业主代表签字）：
日 期： 年 月 日
注：1、预验收前，由施工单位填报，监理单位审查，建设单位审批。
2、本表一式4份，建设单位存2份、监理单位存1份、施工单位存1份。
XX轨道交通 号线 期工程
档案正式验收申请表（监理）
编号：
合同段
项目地点
申请单位
联系人
联系电话
开工日期
竣工日期
预验收时间
监理单位 自查意见
监理项目部（章）：
总监理工程师：
日 期： 年 月 日
建设单位 意见
（项目经理签字）：
日 期： 年 月 日
注：1、预验收前，由监理单位填报，建设单位审批。
2、本表一式4份，建设单位存3份、监理单位存1份、。
XX轨道交通 号线 期工程
档案正式验收申请表（施工）
编号：
合同段
项目地点
申请单位
联系人
联系电话
开工日期
竣工日期
预验收时间
施工单位自查意见
（项目经理签字盖章）：
日 期： 年 月 日
监理单位自检意见：
（总监签字盖章）：
日 期： 年 月 日
建设单位意见：
（项目经理签字）：
日 期： 年 月 日
注：1、预验收前，由施工单位填报，监理单位审查，建设单位审批。
2、本表一式5份，建设单位存3份、监理单位存1份、施工单位存1份。
XX轨道交通 号线 期工程
档案预验收问题整改情况汇总表
合同段：
序号
预验收问题
整改情况
备注
施工单位（盖章） 监理单位（盖章） 建设单位（签字）
项目经理： 总监： 负责人：
附件四 竣工档案验收申请表
XX轨道交通 号线 期工程
竣工档案移交申请表（施工）
工程名称
合同号
档案移交单位
档案数量
文字材料
XX卷*XX套
照片、声像
1张*3套
图表
XX卷*XX套
电子文件
1张*3套
施工单位档案
移交总说明
项目负责人签字（盖章）：
年 月 日
监理单位
移交意见
项目总监签字（盖章）：
年 月 日
地铁项目管***
移交意见
工程档案是否齐全 □ 齐全 □ 不齐全
工程档案是否系统 □ 系统 □ 不系统
工程档案是否准确 □ 准确 □ 不准确
工程档案是否规范 □ 规范 □ 不规范
是否同意移交 □ 同意 □ 不同意
其他需要说明的意见：
业主代表签字：
项目经理签字：
年 月 日
说明：1、本表为施工单位的工程档案移交申请表，一式四份，施工单位、监理单位、 业主
项目部、工程技术部各一份。
2、监理单位移交意见栏填写监理单位对施工单位档案检查的详细情况。
3、地铁项目管***移交意见栏由现场项目部业主代表填写（ □内划√ ），项
目经理审核。
XX轨道交通 号线 期工程
竣工档案移交申请表（监理）
工程名称
合同号
档案移交单位
档案数量
文字材料
XX册*XX套
照片、声像
1张*3套
图表
XX册*XX套
电子文件
1张*3套
监理单位
自检意见
项目总监签字（盖章）：
年 月 日
地铁项目管***
移交意见
工程档案是否齐全 □ 齐全 □ 不齐全
工程档案是否系统 □ 系统 □ 不系统
工程档案是否准确 □ 准确 □ 不准确
工程档案是否规范 □ 规范 □ 不规范
是否同意移交 □ 同意 □ 不同意
其他需要说明的意见：
业主代表签字：
项目经理签字：
年 月 日
说明：1、本表为监理单位的工程档案移交申请表，一式三份，监理单位、业主项目部、工程
技术部各一份。
2、地铁项目管***移交意见栏由现场项目部业主代表填写（ □内划√ ），项
目经理审核。
纸制档案交接档案资料清单
单位名称
交接原因
全宗号
目录号
档案起止时间
移交档案
门类
合计
文书
会计
移 交
单位
永久
责任人
长期
经手人
短期
时间
资料数量
卷(册)
移交目录
套
接 收
单位
*_**
检索工具
全宗介绍 (含组织沿革)
份
责任人
案卷目录
套
经手人
时间
全引目录
套
接 收
单位
XX轨道交通集团
***
分类方案
份
责任人
经手人
保管期限表
份
时间
接 收
单位
*_**运***
备考
责任人
经手人
时间
电子档案移交与接收登记表（扫描文件）
单位名称
全宗号
电子档案门类
□科技 （□建设项目类 □产品类 □科研类 □设备类）
□专业：
保管期限
及数量
永久
长期
定期30年
卷
件
件
卷
件
件
卷
件
件
数据格式
形成年度
移交方式
□在线
□离线
移交介质类别
□光盘□U盘□移动硬盘
移交数据量
光盘数量及编号
检验内容
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卷
件
件
卷
件
件
数据格式
形成年度
移交方式
□在线
□离线
移交介质类别
□光盘□U盘□移动硬盘
移交数据量
光盘数量及编号
检验内容
单位名称
移交单位：
接收单位：
接收单位：
接收单位：
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检验
填表人（签名）
年 月 日
年 月 日
年 月 日
年月 日
审核人（签名）
年 月 日
年 月 日
年 月 日
年 月 日
单位（印章）
年 月 日
年 月 日
年 月 日
年 月 日
填表说明：“档案门类”为专业档案时，请填写专业档案的名称。“移交数据量”一般以GB为单位，精确到小数点后3位。“光盘数量及编号”仅在移交介质类别为光盘时填写。
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