用PowerPoint演示动态数据透视图
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用PowerPoint演示动态数据透视图
市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在Excel工作簿中，如图1所示。为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的小孙整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管小孙知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。
图1 存放在Excel工作簿中的原始数据
其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。 为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按【Enter】键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。 在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，显示“控件工具箱”工具栏，如图2所示。在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件。选择“Microsoft Office Chart 11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“Microsoft Office PivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。
图2 选择“其他控件”中的内容
在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【命令和选项】命令，如图3所示。这时将显示对话框，如图4所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。
图3 画出控件并设置控件
图4 设置可显示和查看的内容
设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择【Microsoft Office Chart 11.0对象】|【编辑】命令，如图3所示。这时将显示对话框，如图5所示。在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。
图5 选择数据来源
单击【连接】按钮，显示“数据明细”设置，如图6所示。
图6 数据明细
单击【编辑】按钮，显示“选取数据源”对话框，如图7所示。
图7 选取或新建数据源
第一次设置数据源时，需单击【新建源】按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。单击【新建源】按钮后，显示“数据连接向导”对话框，如图8所示。
图8 选择数据源类型
选择“ODBC DSN”，并单击【下一步】按钮。显示连接ODBC数据源设置，如图9所示。
图9 选择ODBC数据源
选择“Excel Files”，并单击【下一步】按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件，如图10所示。
图10 选择Excel工作簿文件
单击【确定】后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域。
图11 选择工作簿中的名称
单击【下一步】按钮，为数据源起名并保存数据源文件，如图12所示。
图12 为数据源起名并保存数据源文件
单击【完成】按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图18所示的图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，如图19所示。
利用“Microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是，这是在放映幻灯片时，在幻灯片中进行的动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。
图19 改变图表中的分析字段
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