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内控各环节人员管理制度
采购与付款管理规章制度范本
一、目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
二、范围
本制度适***所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购。
三、职责
市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
生产技术部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。
供应部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量， 结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。
办公室负责***劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
设备工程部***固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值 10 万元以上的采购组织或上报***进行招标。
质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购作业操作规程
物资采购的计划、申请与审批
授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月 28 日前报次月的采购计划，报分管经理审核。
经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
对价值超过 200 元以上的办公用品及 500 元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
采购比价
采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少 3 家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
价值在 2 万元以上的维修、服务等劳务、5 万元以上的单某某(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价;10 万元以上的必须采取招标方式采购。
对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行 2 次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。
国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。
所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。
采购实施及物资验收
公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。
供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外， 批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
采购物资运***时，先由供应部门对照核对采购计划， 经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。
结算
采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、
《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、
《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手 续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、责任
不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，***因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款 100 元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。
未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在 5000 元以上的责令其下岗。
物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要， 认真按照 4.1.5 条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造***流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，***经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项， 有关采购人员负有无条件的清收责任。
财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并***经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
验收部门必须对所有运***的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
销售与收款管理制度
第一章 总则
第一条 为***的销售与收款业务，加强内部管理，防范经营风险，依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制基本规范》等相关法律法规，制***销售与收款管理制度。
第二条 ***销售与收款管理制度应达到以下基本目标：
（一）建立健全相关的内部控制组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，确保经营管理目标的实现；
（二）建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保各项业务活动的健康运行；
（三）堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护财产的安全完整；
（四）确保国家有关法律法***内部规章制度的贯彻执行。第三条 公司销售与收款内部控制坚持如下原则：
（一）关键点控制原则：针对业务处理过程中的关键控制点，将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节；
（二）符合国家有关法律法规***的实际情况，全体员工必须遵照执行，任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力；
（三）***内部机构、岗位及其职责权限的合理设置和分工， 坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督；
（四）成本效益原则：公司在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大于控制成本的基本要求，如果无法确认控制点所带来的收益，则应考虑满足既定控制前提下，使控制成本最小。
第四条 销售与收款内部控制制度包括销售部门、财务部门、保管部门及其它销售与收款业务的参与人。
第五条 销售与收款业务程序的主要环节包括报价、信用调 查、接受订单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退货条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的账务处理等。
第二章 标准销售作业程序第一节 接 单
第六条 订单的接收、递送
(一)业务员接到到客户订单后应对订单进行合规性审阅，对拟接收的订单报贸易区经理进行审批。
(二)贸易区经理对订单的客户的重要性及产品的趋势进行预估， 确定是否接单，公司鼓励重点客户及重点产品的订单的接收，对不接收的订单返还业务员。对拟接收的订***价格主管进行价格商 谈，由价格主管根据授权内进行报价，若双方无法在授权范围内确定， 则返还业务员取消订单，若客户非常重要（按客户的年采购磁芯的金额、行业内的影响力、产品发展趋势等），对客户拟接受的最高价格报***主要负责人进行裁决。同时贸易区经理对客户进行评审， 确定是否是新客户，对新客户同时转交***财务部进行信用评 估，由***财务部通知业务员进行财务调查资料的收集，并确定信用额度。
(三)***财务部会同营销管理部、报价主管以每年年初***分客户、产品的价目表，报控股***财务管理中心审核，***主要负责人批准后执行。对年内价格调整，若调低价目表报则按年初确定价目表的程序进行审批。若年内新生产的产品定价，按制定价目表的程序进行，但不需报控股***财务管理中心审核。
(四)对同一客户相同产品以前已有接单的，也应按程序报经价格主管审批。
（五）对订单无注明销售单价的，并也没有经价格主管审核确定的，则确定为无效的订单。
第七条 交期的确定
(一)已接受的订***营销管理部，由营销管理部按日按分客户、分品种进行汇总，次日上午报物流部进行计划分解，确定交期， 返还营销管理部，由营销管理部书面通知客户进行确认。
（二）对客户不能确认交期的由营销管理部与物流部进行沟通， 并返还客户，直至双方确认，若双方无法达成一致的，则取消订单。
第八条 库存商品的销售
价格主管应对客户订单产品进行审核，若可确定***库存产品清库销售的，可在价目表下限下浮 5%以内审批，取得客户确认后通知营销管理部，由营销管理部通知物流部安排运输。对清库金额较大，价格比价目表下限下浮 5%以上时报***主要负责人批准。
第二节发货、开票一般规定
第九条 商品的发运
(一)营销管理部随时***生产进度和入库情况，对已入仓的产品通知物流部组织运输，由物流部按送货地安排运输。
(二)仓库根据发货通知单发货，并填制出库单，随***送达到客户，***凭客户的回签***结算运费。
(三)仓库出库单一联交财务管理中心用于登记发出商品明细。 (四)发货通知单、出库单应注明产品型号、材质、计量单位、数
量、单价、总金额等信息。第十条 发票的开具：
（一）发票开具的种类有内销发和外销发票，内销发由财务管理中心发票管理员负责，外销发由单证部门负责。
(二)内销发票的开具，发票管理员根据与客户及业务员的对账， 确认使用的数量及单价开具普通发票和增增值税发并邮寄给客户。内销发票开具时应核查：
客户确认的产品型号、数量与发出商品明细账是否相符，若不符应查明原因，应向业务员提出调整办法，并业务申报并审核后调整发出商品明细账后方可开具发票；
客户确认的单价是否与出仓单上所注明的单价相符，若不符应向业务员提出应补办价格确认程序后方可开具发票。
(三)外销发票的开具，单证部门应根据业务员的发货通知单安排船运、订仓等，并通知仓库进行发货，开具外销发票，办理报关出口， 将发票及时传递至财务管理中心。
第十一条 账务登记
财务管理中心凭发票，进行发出商品明细账和应收账款、销售明细账的登记。
第三节 收款业务第十二条 资金回收计划
（一）财务管理中心应在每月的月初根据每个客户的结算期及发货使用时间制订当月的资金回收计划，报经批准后分发给每个贸易区及业务员。
第十三条现金收入日报表
(一)财务管理中心资金管理部应每日根据银行的收款记录编制现金收入日报表，现金收入包括应收票据、汇票、本票、电汇、现金等，对于无法对应销售单位的现金收入进行确认，应在未确认客户栏进行反映。
(二)现金收入日报表应于当天下班前交至营销管理部，由营销管理部下发给***主要负责人及各贸易区。
第十四条 账目核对
(一)财务管理中心月未结账后应编制应收账款及发出商品分客户的明细账及应收账款账龄分析表，交营销管理部，由营销管理部下发给***主要负责人及各贸易区。
(二)各业务员收到应收账款及发出商品明细表后应与业务员的台账进行核对，对于有差异的应提出差异原因说明表，财务管理中心收到差异原因说明表后应在一个星期内组织人员进行核对，并根据核查结果提出处理方案。
(三)财务管理中心应组织一年不少于二次的与客户函证对账工 作，函证内容包括应收账款余额、发出商品明细数量及单价、金额。业务员负责函证的回函，财务管理中心对回函的函证进行归类分析， 对存在较大差异的应组织人员与客户进行实地对账，差异不大的应责成业务员进行与客户的对账，并将对账的结果反馈到财务管理中心， 由财务管理中心提处置方案，报经报准后进行账务处理。
(四)每年年度终了，财务管理中心应对应收账款的可收回性进行分析，对于无法收回的应收账款，且账龄在三年以上的，应组织营销管理部进行确认是否为呆账，若为呆账应报批进行核销。
第四节 寄售业务
第十五条 公司原则上控制客户采用寄售模式进行销售，若客户提出必须进行寄售模式销售，业务员提出申请，报经***主要负责人批准后方可与客户签订寄售合约。
第十六条 寄售模式下的业务处理
发货与一般贸易销售相同，主要是对寄存在客户未使用的所有***的商品必须进行账实核查，由专人负责寄售客户的发出商品明
细账与客户寄存实物的核对，至少每月核对一次，对发现的差异及时查清原因并进行处理。
第三章 销售异常业务作业程序第十七条 销售异常业务类型
销售异常业务包括退货、折让、调货、贴现、扣款等。第十八条 退货业务的处理
(一)对客户提出的退货通知单，业务员应及时提交给营销管理部进行审批，确定是否退货。
（二）对经批准同意退货的商品没有开具过发票的退货，由营销管理部通知物流部安排***进行***，对***的退货商品由仓库管理员进行清点验收入库，并开具红字出库单，并传递至财务管理中心进行发出商品的账务处理。若仓库管理员在清点过程中发现退货数量与退货清单不相符的，应反馈给业务员，由业务员与客户进行协调，并根据协调结果进行账务处理。
（三）对经批准同意退货的商品已开具过发票的退货，由营销管理部通知物流部安排***进行***，对***的退货商品由仓库管理员进行清点验收入库，并开具红字出库单，并传递至财务管理中心进行发出商品的账务处理。财务管理中心同时根据发票是否可退回分别进行处理，若发票可退回的，要求客户将发票邮***财务管理中心进行冲账，若客户已抵扣增值税的增值税发票，则需客户提供主管税务机关出具的退货、折让证明单，用于开具红字的增值税发票，并进行账务处理。
第十九条 折让业务的处理
(一)对对客户提出的折让通知单，由业务员与客户及时进行沟通，确定折让金额，确定折让金额后，业务员应及时提交给营销管理部进行审批，确定是否折让。
（二）经批准的折让通知单，由营销管理传递至财务管理中心进行账务处理。
第二十条 货物调拨业务的处理
(一)业务员根据分管客户的具体情况，对已发送至一个客户而未使用的产品，若不进行调拨会影响产品的使用，经业务员提出调拨申请贸易区经理批准后，报***分管理负责人批准方可进行调拨。
(二)产品由业务员进行运输调拨，并取得调入单位和调出单位的调拨单报营销管理部备案，报财务管理中心进行账务处理，对已开票的商品严禁进行货物调拨。
第二十一条 贴现业务的处理
(一)业务员提前收款，客户提出提前收款贴现时，应提出提前收款贴现申请报告，在经***负责人批准后，方可与客户签定贴现协议，若贴现率在月 3%以上时必需进行特别批准。
(二)业务每月的贴现协议需及时送交财务管理中心，附经批准的贴现申请单进行账务处理。
(三)对到期资金收款严控贴现收款，若客户必需提出贴现才付款的，应进行特别批准。
第二十二条 扣款业务的处理
(一)对客户提出的零星磁芯破碎、整理支出，由业务员根据客户的扣款通知书报经批准后传递至财务管理中心进行账务处理。
第四章 附则
第二十三条 本制度呈总经理核准后实施，增设修订亦同。第二十四条 本规定自 2006 年 1 月 1 日起执行。
固定资产管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为了加强对固定资产的管理，保证其合理使用，保护其完整，发挥固定资产的最大效能, 降低经营管理费用，盘活闲置的固定资产， 特制定本规定。
第二条 定义
本规定所称固定资产是指单位价值超过 1000 元、使用期限超过
1 年且保持实物原状的经营用有形资产，或者单位价值超过 2000 元、
使用期限超过 2 年且保持实物原状的管理用有形资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备和其他设备五大类。
第三条 审批权限
所有固定资产的调拨、改良、投保、处置、租赁、抵押、盘点报告必须由***领导统一审批。
第四条 计价方法
固定资产按实际成本计价（包括买价、运输费、包装费、安装费、税金、保险费等）。
第五条 折旧管理1、折旧方法：
固定资产折旧方法采用年限平均法。
2、公司固定资产的分类、使用年限、折旧率及预计净残值率：
资产类别 使用年限 年折旧率 月折旧率 预计净残值率房屋及建筑物 25 3.84% 0.32% 4%
机器设备
10
9.6%
0.8%
4%
运输设备
5
19.2%
1.6%
4%
电子设备
5
19.2%
1.6%
4%
其他设备
第六条
5
管理形式
19.2%
第二章 日常管理
1.6%
4%
固定资产实行电脑账簿（账）、电脑卡片（卡）、实物（实）分管原则；财务部管理固定资产明细分类帐，行政部管理固定资产电脑卡片，并共享固定资产 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 目，独立董事应向董事会和股东大会发表独立意见。
公司监事会有权对投资资金使用情况进行监督。
投资项目合同及档案管理
投资项目合同实行统一管理，统一审批，投资合同必须规范格式， 项目资料按档案管理的相关规定执行，在项目结束后将全部项目资料进行分类整理，汇总后***一式三份，***档案室存档，一份***审计部，一份由项目经理保管。
公司派人员参与合同的谈判、制定，保证合同的合法性、完整性， 并负责其内容的落实和纠纷处理，合同管理人员应建立管理档案，妥善保管、监督、审查其合法、完整、保守机密。
项目投资合同必须经顾问律师审查，由法人代表或被委托人签字并加盖公章后生效。
对合同纠纷的处理，应本着“先协商后诉讼或仲裁”的原则，重大合同纠纷应经总经理决策后方可处理。
公司投资管理部应指定专人做好每个投资项目所有资料的管理， 投资项目台账由项目经理负责，同时对经手项目资料要妥善保管，注意防盗防火。
项目经办人员或档案保管人员辞职，离岗时，须办理交接手续， 由部门经理监督，手续完成后方可离岗。
投资项目档案原则上要永久保存，若需处理或销毁档案，***领导批准，由专门人员实施处理与销毁。
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