关于学校公文格式规范的要求
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关于学校公文格式规范的要求
各处室、年级组、教研组：
为进一步规范学校各类文件材料编辑格式，提高材料质量，参照上级有关文件要求，现将我校各类文件、制度、计划、总结、制度、条例、通知、教师文档相关材料的电子版材料和档案材料编辑作如下规范，请遵照执行：
一、标题
二号方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应使用正梯形、倒梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。
第一层标题黑体，第二层标题楷体，第三层和第四层用仿宋体。
学校各类公文不准出现错别字、繁体字、已淘汰的异体字、不合规范的简化字。
二、页面设置
正文用三号仿宋GB2312体字，一般每页排22行，每行排28个字。（如使用word编辑，可设置为行距为固定值28磅，页面设置为上：3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米)
三、标点符号
（一）采用规范全角标点，符合中文排版规范（每行开头不能是标点符号）。
1. 标题中一般不用符号，需要停顿的用空格表示。
2. 连续使用引号、书名号时中间不加顿号。
3. 小标题后无文字内容时不加标点。
（二）文字材料中要正确使用序号、标点。
1．“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序号的词语后，应该用逗号。
2．“一”、“二”、“三”等序号后应该用顿号。
3．“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等序号后应该使用齐线墨点（实心小圆点）。
4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。
5．文章的层次顺序应依次是：一、二、三、（一）（二）（三） 1. 2.3. (1) (2) (3)。
四、序号
第一层用一、二、三……加顿号，第二层用（一）（二）（三）……不加符号，第三层用1.2.3.……后加圆点，第四层（1）（2）（3）……不加符号。
五、要正确使用公文文号中的“括号”
印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔 〕”（也叫六角括号），而不应该用小括号“（ ）”或方括号“[ ]”或英文中使用的“【 】”。
六、称谓
（一）名称要恰当明确，不能含混不清。具体到办公室的，名称要统一。
（二）各种名称要用全称，如名称过长且重复出现，第一次用全称，之后可用简称，但第一次用全称时必须加括号注明（以下简称……）简称必须是约定俗成、社会认可的。
（三）区域和单位一律用第三人称，不用“我县”“我市”，可使用“全县”“全市”或“卓某某”“XX市”，应根据前后文的语义确定。
（四）引用文件时应先点出文件的名称，名称号用括号注明发文号。如：《***关于公布2014年名师名校长评选结果的通知》（卓某某〔2014〕4号）。
七、时间表述
（一）文档中时间表述要明确，不用“今年”“去年”，应该使用“2011年”“2010年”。
（二）文档中年、月、日均应用阿拉伯数字表示，如2008年3月15日。年份一般用全称，如“2011年”不能写成“11年”。
八、数字使用
（一）记数和记量（包括正负数、分数、小数、成分比、倍数等）要用阿拉伯数字。例如：2122、1/3、4.5倍、5%等。
（二）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中要使用汉字。如：一律、二万五千里长征、“一二·九”运动等。
（三）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用“～”。如“30～50人”“2012～2013年”。
1． 凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使“—”或“ ── ”。如：2005年9月～10月中的“～”。
2． 凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线 “─ 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 ，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。
（3）用阿拉布数字将年、月、日标全（具体到日），月、日不编虚位（即1不编为01）。
4. 特殊情况的说明。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。
（七）页码
用4号半角数码标识，置于版心下边缘之下一行， 数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。
（八）印刷
双面印刷，页码套正，两页误差不超过2毫米。
（九）装订
左侧装订，两钉外订眼居版面上下边缘各7厘米处，允许误差不超过4毫米。
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