合同签订和履行中的证据管理
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合同签订和履行中的证据管理
《中华人民共和国合同法》所称的合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。站在经营的角度看，合同是司法救助的最后一根稻草。为什么这样说，不出现纠纷不打官司，合同履行完了也就履行完了。如果出现纠纷，第一时间就会考想到合同，合同是怎么签的，合同约定的权责义务有哪些，如何约定发生纠纷通过什么途径解决等等，那么合同的内容就显得尤为重要。打官司就是打证据，证据是诉讼的核心。虽然我们注重合同签订履行当中证据的收集并不是为了打官司，但是万一打官司了，我们手里有一定的证据，特别是对我们有利的证据，那将会让官司的胜算率提升。因此合同签订及履行过程中须高度重视证据的收集和保管，也是降低经营风险，用合同规范经营行为的一项举措。
一．严格主体审查，保留原始证据
合同除特殊情形外应采用书面形式。签订合同之前，我们都知道要“证照齐全”，即“三证合一”的营业执照、开户许可证、法定代表人身份证复印件，仅有这些证照还不足以说明该客户真实的经营情况，还有必要对该客户做尽职调查，包括但不限于通过类似企查查、天眼查等APP，查阅核实其年审情况，核实法定代表人、营业状态、投资人信息、备案及行政处罚等重要信息及有无变动情况，更有必要的是实地对该客户进行考察，即考察该客户的办公地点、注册资金、企业性质、从业人员、货物情况等等。
合同签订后及履行过程中，合同正本、副本及附件、补充合同、告客户书、合同文本的签收记录、签证资料、合同当事人的往来函件、交货送货单据、检验验收资料、结算付款资料、变更及解除合同的协议及其他签订及履行合同的相关资料（包括文书、传真、电子邮件等），尤其是能证明我方应享有某项权利、已经履行了某项义务的书面证据，及能证明对方负有某项义务、应承担某项责任的书面证据。例如在购销合同中，增加货物交接手续，证实货物流显得尤为重要，可以签订《货权转移证明》，以此来证明货物确实已经交付。
二．保留送达证据
合同履行当中，对履行通知义务、协助义务等事实或行为要保留证据，但是这些事实或行为往往难以证明，这就需要考虑用特殊的通知方式以便保留送达证据。例如，2018年在清理债权工作中，*_**向债务***（法人、自然人）发出14份追要债务的律师函，有的采用了派专人将律师函送到相***，并将这个过程记录留存，有的采用邮政特快专递的方式投递，并在信封上注明内件的内容及份数，并在投递完成后将邮局提供的回单作为送达的依据。从司法实践看，即使内件没有收到，但信封上已经注明内容，法院一般都可以视为完成了送达。律师函对催要欠款的单位有一定的作用，如中铁十五工程局、中铁十七工程局欠XX采石段道砟款，对方收到律师函后，主动与*_**商，随后签订了还款协议，偿还了部分欠款。
三．录音、摄像、传真证据保留
录音、摄像是取得证据的一种重要形式。只要不是以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的，都可作为认定案件事实的依据。因此，合同签订及履行过程中，尤其是发生合同纠纷后协商谈判过程中须谨防对方通过谈话录音或电话录音来收集对我方不利证据，当然，我方也可以通过这种谈话录音或电话录音方式来收集对我方有利的证据，再与其他证据相互印证，构成完整的证据链后就能形成重要的证据。但是，司法实践中，电话录音等许多传统证据虽然具有证据效力，但常常由于无法确定确切地通话时间、通话人以及是否经过剪辑，往往无法被法院或者仲裁机构采纳。怎样解决这个问题，就需要通过公证的方式加以解决，因此证据公证是一种有效的证据保留形式。
如果合同是通过传真 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 合同双方（各方）按照合同约定的内容履行，但合同不能确保防控业务开展中存在的风险，因此，在正常的业务开展中，业务流程关键环节的把控，也尤为重要。业务要开展，风险要可控，合同签订和履行中务必注重证据的收集保存。
业务拓展，没有无风险的业务，也没有一本万利的业务，随着经济社会发展，各行各业进入到微利时代，在业务开展，合同签订和履行中，必须养成一种习惯、一种意识，要有风险意识，更要有风险防控措施，最重要的是防控措施的落实到位。而合同履行过程中的证据管理仅仅是一件需要有意识，习惯性的工作，尽可能防患于未然。
发展策划部 岳某某
2018年6月14日
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