公司接待手册

以下为《公司接待手册》的无排版文字预览，完整内容请下载

接待手册比*** 总裁办公室前言前言接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人***所开展的一系列活动。主要包括会务、参观、招待等。但不包括外部合作单位*** 跟踪业务、外单位***人员***内部各单位安排的参观、访问活动等。 ***的发展壮大和知名度的提升，外部来访数量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。王总非常重视接待工作，希望系统建立比亚迪接待体系，程序化、标准化、专业化要求、指导接待工作。按照王总指示精神，为了建立具有比亚迪特色的接待标准，进一步完善和***接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章某某、有度可依，总裁办公室特编写了《接待手册》。本手册主要内容有：接待流程、接待标准、OA 接待电子流平台介绍、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。本手册内容还将不断完善、丰富，后续***所有接待需参照手册中的标准实施。由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。总裁办公室 2010 年 8 月 25 日目录目录第一篇总则...............................................................................................................................1 第一节定义...............................................................................................................................1 第二节职责...............................................................................................................................1 第二篇常规接待工作...............................................................................................................4 第一章接待参考标准...............................................................................................................4 第一节一级接待...........................................................................................................4 第二节二级接待...........................................................................................................5 第三节三级接待...........................................................................................................6 第二章接待程序.....................................................................................................................10 第一节来访信息确认.................................................................................................11 第二节领导评估.........................................................................................................11 第三节前期策划及准备.............................................................................................11 第四节接待组织实施.................................................................................................13 第五节接待后期工作.................................................................................................13 第三章接待电子流平台.........................................................................................................16 第一节平台优势.........................................................................................................16 第二节平台工作流程.................................................................................................17 第四章接待原则及注意事项.................................................................................................20 第一节接待基本原则.................................................................................................20 第二节座次原则.........................................................................................................21 第三节接待人员注意事项.........................................................................................46 附录一：参考制度.............................................................................................................47 1.《比***接待管理制度》 .................................................................................. 47 2.《比***参观资源管理制度》 .......................................................................... 47 附录二：广东地区参观资源.............................................................................................47 附录三：接待常用模版.....................................................................................................48 模板 1：来访预约单......................................................................................................48 模板 2：参观场所放行、拍摄申请..............................................................................49 模板 3：铭牌..................................................................................................................49 模板 4：欢迎牌..............................................................................................................51 模板 5：接待检查清单..................................................................................................52 模板 6：领导版接待安排表..........................................................................................53 模板 7：工作人员版接待安排表..................................................................................54 I 第一篇总则第一篇总则第一节定义一、二、三、四、五、六、接待主管部门：指***接待体系建设与管理的部门，各地区接待主管部门由公司指定。接待组织部门：指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程某某负责的部门。接待协助部门：指***公共资源且可提供用于接待服务的的部门。包括但不限于会务管理、宣传管理、车辆管理、参观资源管理、安保服务等部门。参观资源：***指定可用于参观或体验，能***发展成果或技术实力的公司产品、设备、场所及周边公共区域。包括但不***自行设计制造的生产线、设备、展品，广场、生产车间、实验室、活动室、会所、展厅、厂区主干道及其他公共区域。参观资源主管部门：由公司指定的全面负责参观资源开发、协调、监督及管理的部门。参观资源管理部门：指对参观资源负有管理责任的部门。包括但不限于各参观资源所属部门、后勤部门、宣传主管部门、环境主管部门、安全主管部门、体系主管部门。第二节职责一、 1. 2. 3. 二、 1. 接待主管部门 ***接待体系建设及管理，包括接待制度的制定、变更、解释及提供接待知识培训与咨询服务等；负责核实、调查、***各部门接待过程中出现的违规现象；负责接待档案的管理。接待组织部门原则上，各职能部门组织与其业务相关的接待，例如： z 财经处主导与财政、税务等相关政府部门的接待； z 汽车产业办公室主导与汽车行业相关的来访接待； z 人力资源处出入境管理部主导政府外事部门、各国大使馆（领事馆）、各国经济投资开发局的来访接待等。 …… 根据确定的具体来访信息（如来访目的、时间、时长、地点、人数、人员名单、 1 第一篇总则行车路线、具体要求等）进行评估，并拟订接待安排，提前一天将相关信息及时、有效传递给接待协助部门，同时预约参与接待人员； 2. ***规定，根据需要，联系摄影、摄像及宣传报道等事宜； 3. 根据需要，向会议室管理部门提前按相关规定预订会议室，并对所需画册、饮料、果点、投影仪等提前提出申请； 4. 负责准备会谈中需要使用到的电脑、会谈资料、礼品、铭牌等； 5. 根据用车需要，按车辆管理部门规定提前提交用车申请； 6. 组织相关接待人员迎接、送行； 7. 根据需要安排产品体验（如车辆试乘试驾），提前联系相关部门落实和安排； 8. 根据需要安排住宿，尽量引导或安排客人就近***的协议酒店；***付费，原则上安排***招待***协议酒店；如有特殊情况或其他要求，可根据领导指示安排； 9. 根据需要安排用餐，一般情况下，根据客人的喜好和忌口情况，在公司内商务就餐地点安排商务套餐，如有特殊情况或其他需求，可根据客方要求及领导指示安排； 10. 接待涉及展厅、厂区参观，须根据当地参观要求，联系协助接待部门提前申请；被参观点如有临时调整，需提前通知接待协助部门及时调整； 11. 负责对接待实施过程中客方人员的衔接、督导及涉及的信息安全监控； 12. 负责评估接待结果，建立和维护接待档案； 13. 负责接待实施中涉及的相关后续事务的组织、跟进、协调、落实。三、接待协助部门根据接待组织部门最终协调确定的要求，具体安排相关工作，并对相关接待效果负责；必要时可向接待组织部门提供合理化建议。 1. 会务管理部门： 1.1 根据接待要求配备人员及相关物品； 1.2 确保相关场所正常运作，并满足 5S 要求。 2. 餐饮管理部门： 2.1 ***内商务就餐地点内的用餐安排，按要求提供相应服务； 2.2 确保就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并满足 5S 要求。 3. 住宿管理部门： 3.1 按要求提供相应的住宿服务； 3.2 确保住宿地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，并满足 5S 要求。 4. 前台：根据接待要求提供相应前台服务。 5. 宣传管理部门：***规定和接待组织部门需求，安排摄影摄像及相关的宣传报道等。 2 第一篇总则 6. 车辆管理部门：***规定和接待组织部门需求，提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待路线、准点接送等。 7. 安保部门：***规定、接待组织部门需求提供安保支持和服务，如：岗亭放行、车辆引导、车位预留、参观路段及节点的秩序管控等；协助政府机关安排的安检和备案工作。 8. 参观资源主管部门： 8.1 负责参观资源的开发、管理、检查、考核工作； 8.2 以广东地区为例：汽车产业办公室协调汽车产业群各参观资源接待准备及试驾安排；原则上，总裁出席的接待，还需协调汽车产业群各参观节点最高负责领导陪同该节点接待；总裁办公室协调 IT、新能源产业群各参观资源接待准备工作；原则上，总裁出席的接待，需协调 IT、新能源产业群各参观节点最高负责领导陪同该节点接待； 8.3 整体管控各对应参观资源运作情况，及时掌握、反馈异常情况，以确保良好的参观效果。 9. 参观资源管理部门：做好对应参观资源管理、维护工作，确保良好的参观效果；相关工作，如：确保接待过程中参观点正常运作；负责参观资源及周边相关公共区域的 5S；劳保用品规范、及时供给；指定专门的业务对口人，配合接待相关工作；维护、更新接待联系人系统并及时反馈相关信息至参观资源主管部门等。 9.1 展厅管理部门： 9.1.1 确保展厅正常运作，并满足 5S 要求，具体参见《展厅管理规定》； 9.1.2 根据需要提供接待相关服务。 9.2 未来村管理部门： 9.2.1 确保未来村正常运作，并满足 5S 要求； 9.2.2 根据需要安排就餐、会务等工作。 9.3 纳入参观资源的各车间、工厂： 9.3.1 确保产线正常运作，并满足 5S 要求； 9.3.2 负责劳保用品规范、及时供给； 9.3.3 根据需要安排业务对口人（如讲解员、引领人员），配合接待相关工作； 9.3.4 负责向参观资源主管部门反馈车间生产安排及异常情况。 9.4 后勤部门、体系主管部门：按公司相关规定，***内接待沿途、参观资源 5S 满足接待要求。 9.5 环境主管部门、安全主管部门：按公司相关规定，对环境问题及安全隐患进行的监督管理，以满足接待要求。 3 第二篇常规接待工作第二篇常规接待工作第一章接待参考标准根据接待对象的不同，公司接待标准由高到低依次分为一级、二级、三级三个不同等级，接待组织部门根据对应标准安排接待，根据需要安排相应项目，具体可参照接待标准对应表。第一节一级接待一、二、 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 接待对象 z 省级以上的政府官员； z 公司有投资地区市级及以上政府官员； z 公司有重大合作意向的地区市级及以上政府官员； z 其***业务推进有重大作用的政府官员（级别不受上述限制）； z 重要企事业单位领导； z 重要客户、供应商； z 公司领导指定的其他重要对象； z 总裁出席的所有接待。接待标准：主接待领导：高级总监及以上职位的领导。招待原则：一级接待的招待标准由一级主接待人决定。迎送： 3.1 视需要安排车辆接送或引路； 3.2 视需要安排接机。餐饮： 4.1 根据需要和客人喜好安排相应招待场所； 4.2 ***商务就餐点就餐，主桌需摆放铭牌，客***领导有特殊要求者除外； 4.3 主桌须摆放当席中英双语菜单。住宿： 5.1 接待人员需在客人入住前复查房间设施； 5.2 接待人员提前按客人喜好安排房间，确定房间号，并代办入住、退房手续； 5.3 住宿场所须保密客人信息。景点游览：提前购票尽量避免排队等候。会议室： 4 第二篇常规接待工作 7.1 物品摆放：提前摆放纸杯、可乐、水、水果、纸巾、公司画册、记录簿（含 ***文头纸和一支铅笔）、投影仪、翻页笔、激光笔、电脑、烟灰缸（备用）等物品，视情况准备茶、咖啡、点心等； 7.2 投影 PPT 欢迎牌； 7.3 摆放铭牌； 7.4 会前检查会议室物品配备及 5S； 7.5 与会期间做好饮品添加、台面清洁等服务； 7.6 会后检查会议室，若发现客人遗落物品，及时联系、归还； 7.7 视需要安排贵宾室和/或其他会议室供主宾和/或随行人员休息。 8. 展厅： 8.1 原则上，展厅需提前检查、清场； 8.2 涉及展品体验，需提前开启，保证体验效果； 8.3 展厅工作人员全程陪同、引导、演示相关设内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。员开路摩托警车后勤接待沿途5S 迎接保持联系，确定到达时间通知领导及接待人员通知摄影师宴地点：商务套餐　点菜预计用餐时间: 请就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作铭牌　满足5S要求住宿地点: 备品齐全住宿地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作总结接待档案维护接待申请结案发送照片宣传报道讲解人员陪同领导通知开道保安备品齐全满足5S要求 52 模板 6：领导版接待安排表第二篇常规接待工作来访日期及来访时间来访目的来访人员 xxxxx 来访接待安排（领导版）主接待领导及陪同接待人员客方联系人时间时长我方联系人活动备注行程安排 53 模板 7：工作人员版接待安排表第二篇常规接待工作来访日期及来访时间来访单位 xxxx 来访接待安排（工作人员版）来访人数客方联系人时间时长我方联系人活动联系人联系人电话行程安排备注欢迎牌：讲解器：游览车： … 54 [文章尾部最后500字内容到此结束,中间部分内容请查看底下的图片预览]请点击下方选择您需要的文档下载。

以上为《公司接待手册》的无排版文字预览，完整内容请下载

公司接待手册由用户“ayouaremine”分享发布，转载请注明出处

XXXXX相关资讯

XXXXX猜你喜欢

回顶部 | 首页 | 电脑版 | 举报反馈更新时间2021-03-15 20:59:12