浅谈工程项目文档管理的质量控制
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浅谈工程项目文档管理的质量控制
党群工作部 于某某
质量是项目管理和执行的重要目标，而质量管理涉及到项目管理的方方面面。文档管理是工程项目管理的重要组成部分，其管理水平关乎整个项目管理的质量。但在实际的工程项目管理工作中往往被多数人忽略。
一、工程项目文档管理在质量管理中的地位
工程项目文档是指从工程项目开始到最后竣工投产的全过程所形成的应该进行归档的文字材料、影像、图纸等各种载体形式且具有保存价值的资料，是对工程项目管理全过程的记录。主要包括前期文件（立项、勘察、可研等）、设计文件、设备质量证明文件、监理文件、交工文件、项目管理文件（传真、会议纪要、合同等）、（预）调试文件等。在工程项目建设中，工程项目文档是项目建设的真实记录，是项目竣工验收和工程质量评价的重要依据。因此，文档管理控制工作是一项极为重要的工作， 文档管理工作的质量关乎整个项目建设的质量。
二、工程项目文档管理存在的问题
工程项目文档管理需要做到完整、准确、系统。 工程项目各个阶段的文件资料图纸尽可能全面、完整 地收集，并且有据可依，以反映项目建设的全过程。 但在工程建设过程中，文档的管理与控制还存在以下问题。
（一）文档资料不完整
项目建设过程中形成的资料，对项目建设管理有用的技术文件都应收集整理并正确发放，经鉴定后归 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 制工作的有效开展，对文档管理人员的素养提出了更高的要求，既要有丰富的文件管理经验，又要有项目管理和相关行业知识，能准确判断项目文档的价值，做到及时全面地收集。同时，文档管理人员还要具备良好的沟通协调能力，并且能熟练应用各种办公软件和现代化的办公设备。
规范项目文档管理流程
工程项目文档管理人员要明确信函、会议纪要、管理文件、工程技术文件、供货商文件等各类项目文档的编制、编码的管理规定，为进行文档控制奠定良好的基础。对于所有的往来文件都要做好相应的记录、编目，对于电子文件则需设置专项 文件共享地址予以保存，对于纸质文件需要进行分类并归档保管，具备条件的工程项目，应通过文档控制软件对项目管理类以及技术类等文件进行存档与分发，同时要确保存档文件的完整、准确和统一。文件中心负责项目各专业之间提交文件的登记、整理、分发及确认接收。检查各类文件编码的规范性，版本号的正确性以及各级签署、盖章是否齐全。同时，进行项目电子文件库的上传、登记。定期开展资料整理的监督与检查工作，严把质量关。
（四）各部门、各单位应积极配合
高质量的项目文档管理过程不是文档管理部门能单独完成的，需要各个部门、领导、专职和兼职档案管理人员及各单位的配合。所以，应提高整个项目所有人员的积极性和执行力，充分认识项目文档管理在质量管理中的重要地位，让重视项目文档管理工作成为一种习惯。
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