会务工作流程工作清单
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环节 会 前 规 划 会务策划工作流程清单 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 会议类型 会议时间 □招商会 □产品发布会 □公司年会 □营销成交 ____月____日 会议地点 □公司内 □酒店______ 参会人员 出席嘉宾领导；参会人员、人数和年 会议筹划 （客户群体） 龄、职业；参会的目的； 会议主题 会议的主题提炼 会议议程 根据会议的类型和参会人员安排议程 、会议促销方案 会议主讲人 确认会议主讲人（演讲人） 会议主持 确认大会主持/表演节目 会务人员招募 发布招募，过程跟进，截止时间 会务组 明确人员分工 将具体人员分工填入此表 会务定岗培训 岗位定岗，开会前会布置工作 酒店评估 酒店商务 从酒店的交通位置，价格，服务，配 置等评估三家酒店 酒店价格谈判，商务流程及预付定 金； 酒店组 酒店对接 布场方面，VI布局，测试灯光音响投 影LED屏幕、主会场及分会场安排；客 户饮用水安排；用餐及住宿安排； 物资组 网络通讯 现场网络信号网速，满足客户通信上 网需求、Wifi 安保 酒店安保，突发情况处理； 报备 是否需要向上级部门报备活动；（集 会申请） 制作用品类 统一衣服；徽章；胸卡（参会证、嘉 宾证、工作人员证）、门票（入场 R担⒁桌XXXXX⑶┑奖尘扒健⑶┟?、宣传手册、会议流程、logo袋子； 办公用品 签到笔、签到表、嘉宾用笔和纸、座 位某某、胸花；食品、饮用水、名片盒 子、订书机、剪刀、胶带、黑板笔； 设备类 麦克风、激光笔、翻页笔、录音笔、 照相机、摄像机、电池 产品礼品类 公司产品展示；礼品准备； 舞蹈节目 舞蹈节目人员的聘请安排 时间节点 是否 完成 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 第 1 页，共 8 页 环节 会 前 筹 备 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 租赁类 主持人；礼仪小姐；演出服装、化 妆；投影仪（LED屏幕）、灯光音响； 摄影录像； 美工VI组 场内VI 场外VI LED背景图、讲台、横幅、场内座位图 、嘉宾讲师牌、签到表 门票（入场R担ogo袋子、签到处 背景、签到墙、咨询台、指引牌、用 餐图、温馨提示、易拉宝 邀请函 制作易企秀邀请函（电子版）、嘉宾 邀请函（书面） 宣传报道 宣传手册 宣传手册、会议流程等纸面印刷 公众号文章预热、邀请文章推送、朋 信息发布 友圈发布图文、微信群信息发布； 主持人稿 参会人员 主持稿 主持人稿件准备， 主讲人PPT 主讲嘉宾演讲PPT准备 确定与会人数、姓名、性别、职务、 参会人员 联络方式 邀请确认 跟踪确认参会人员，安排专人跟踪接 待 酒店预订 接机 为来访客人联系酒店、确定房间类型 及个数，询问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂；填写客餐申请单并交食堂 人员 后勤组 晚宴/宴会 外面餐馆；餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请并交食堂人员， 通知物业人员安排茶点摆放处 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认 出票 如有需要，提前确定赠送礼品样式及 会议礼品预订 数量、联系总办协助 会后活动安排 联系活动场所，车辆预订 布场组 室外布置 签到台，咨询台、易拉宝、横幅、欢 迎指引牌、讲台 室内布置 桌椅摆放、文件及资料摆放、座位某某 、饮用水 时间节点 是否 完成 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 内容过长，仅展示头部和尾部部分文字预览，全文请查看图片预览。 物品清单； 会议议程； 麦克风、翻页笔、电池、嘉宾演 讲资料；饮用水； 录像机、单反相机 礼仪小姐任务交代 POS机、收据、公章、笔和纸 （合同） 会议分组 到场时间 负责事项 地点 网络直播 嘉宾后勤 司机/嘉宾接送 贵宾室接待 产品展示 媒体接待 网络直播；手机直播实现； 1、会务接待；2、重要嘉宾接待；3 、现场饮用水供应；4、晚餐宴会预 安.定排 重要领导接送、送机场 贵宾室客户接待； XX产品展示 媒体记者接待； 负责人 主要成员 备注 （涉及物料、注意事项） 摄录机；路由器；手机 汽车、鲜花 胸花；茶水、果盘； XX系列产品 第 8 页，共 8 页 [文章尾部最后300字内容到此结束,中间部分内容请查看底下的图片预览]
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